نموذج مصفوفة إحالة/إسناد المسؤوليات
_page-0001.webp "نموذج مصفوفة إحالة أو إسناد المسؤوليات")
مصفوفة إحالة أو إسناد المسؤوليات؛ عبارة عن أداء من أدوات الإدارة الاستراتيجية، يتم استخدامها والاستعانة بها عند توزيع المهام الوظيفية على أعضاء فرق العمل واللجان والقيادات العليا بالوحدات المؤسسية العامة والشركات الخاصة، وذلك لتحقيق الأهداف والغايات الوظيفية في المشاريع القائمة، والمبادرات، والفعاليات، وتنفيذ أنشطة العمليات وتقديم الخدمات والحلول للعملاء المستهدفون.
اسم المصفوفة (RACI) يُشير للحروف الأولى للكلمات التالية: -
اَلْمَسْؤُولُ: اَلْأَشْخَاصُ اَلْمَسْؤُولُونَ بِتَحَمُّلِ تَنْفِيذِ اَلْأَعْمَالِ أَوْ اَلْقِيَامِ بِتَنْفِيذِ اَلْمَهَامِّ اَلْمُخْتَلِفَةِ
Responsible: Includes the people or person responsible for carrying out various tasks.
• اَلْمُسَاءَلَةُ: اَلشَّخْصُ اَلْوَحِيدُ اَلَّذِي يَتَحَمَّلُ مُتَطَلَّبَاتِ اَلْمِلْكِيَّةِ وَيَخْضَعُ لِلْمُسَاءَلَةِ
(القانونية والتشريعية بين مختلف المؤسسات – اللوائح والتعميمات الإدارية داخل نفس الوحدة المؤسسية) عن مختلف الأنشطة الفاعلة.
Accountable: Includes one person taking ownership and being accountable for various activities.
• أَصْحَابُ اَلْمَشُورَةِ: وَهُمْ اَلْأَشْخَاصُ اَلَّذِينَ يٌطَلْبُ آراؤهم وَاسْتِشَارَتُهُمْ،
قبل أو بعد مراحل الأعمال (التصميم، التنفيذ، والتحسين في أنشطة العمليات)
Consulted: Comprises the people whose opinions are sought after designing, implementing or improving an activity.
• اَلْمُطَّلِعُونَ: أَوْ اَلْأَشْخَاصِ اَلْمُبَلِّغُونَ أَوْ يَجِبُ إِبْلَاغُهُمْ بِحُكْمِ أَدْوَارِهِمْ وَمَسْؤُولِيَّاتِهِمْ اَلْوَظِيفِيَّةِ،
وهم الذين يتم إعلامهم واطلاعهم أثناء مراحل تنفيذ أو تحسين أنشطة العمليات.
Informed: Includes the people who are informed while executing or improving an activity.
يُطْلَق عَلَى اَلْجَدْوَلِ اَلَّذِي يُسْتَخْدَمُ فِي وَصْفِ نَوْعٍ وَحَجْمٌ وَخَصَائِصُ أَوْ صَلَاحِيَّاتِ اَلْمُهِمَّةِ لأَصْحَابِ اَلْمَصْلَحَةِ اَلْمَعْنِيُّونَ مُبَاشَرَةَ بِتَنْفِيذِ اَلْمَهَامِّ اَلْوَظِيفِيَّةِ في ِمَشْرُوعِ مَا أَوْ خِدْمَةٍ مِنْ خِدْمَاتِ اَلْأَعْمَالِ اَلتِّجَارِيَّةِ بـ نَمُوذَجٍ اَلْمَصْفُوفَةِ RACI Model.
أي عليهم وفق هذا النموذج، تنفيذ وتحمل مهام أدوارهم ومسؤولياتهم الوظيفية، الموجهة إليهم بشكل مباشر، كل حسب دوره الرئيسي ومسؤولياته الفرعية أو الثانوية المحددة بشكل استباقي، كخلق وإنشاء ومراجعة الأعمال وتصحيحها ومراقبتها حتى مراحل تقييم وقياس مؤشرات الأداء للنتائج النهائية المستهدفة واعتمادها لمهامهم الوظيفية أو أعمالهم، بالإضافة إلى مشاركتهم فيما سبق من مهام، تجاه القيام بالأنشطة والإجراءات العملية أو التشغيلية (التنفيذية).
هناك شخص واحد فقط يتحمل تحديات الملكية Ownership ، تجاه المشروع الواحد ويكون خاضعاً للمساءلة القانونية، بينما هناك، عدة أشخاص يمكنهم تحمل صلاحيات أو مسؤوليات تنفيذ مختلف المهام والأنشطة دون تحمل تبعات المساءلة القانونية.
There can be only one person, who acts as an accountable, but multiple people are responsible for activities.
كما تعتبر مصفوفة (RACI) أداة مشتركة؛ تُستخدم من قبل محللي الأعمال (Business Analysts) ومديري المشاريع (Project Managers) ورؤساء مجالس الإدارات ((Head of boards، لتحديد الأدوار والمسؤوليات منذ بداية مهام الأعمال، والمشاريع، والمبادرات، والفعاليات.
الهدف من استخدام المصفوفة التقليل من أخطار العمل أو المشروع وتحديد التوقعات الضرورية حول مستوى المشاركات ودور ومسؤوليات مختلف أصحاب المصلحة، وقد يأتي دور المصفوفة وأهميتها أثناء صياغة واستخدام أو تنفيذ المراحل التشغيلية المختلفة لمفاهيم العمليات الخاصة بإدارة المشاريع على النحو الاتي:-
عمليات إدارة المشاريع
- حصر
أو تحديد المتطلبات- الاحتياجات ((Tracks all the Requirements.
- التحقق
من صحتها – تسليمها- بالتفصيل (Validate Requirements are delivered)
.
- ضمانات
التحقق من حدوثها – اعتمادها ( Ensures Requirements are validated).
المسؤولية (Responsibility) :
Responsible – Who is responsible
for (actually) doing it?
المسؤول: الجهات أو الأشخاص المسؤولون
بتحمل تنفيذ المهام المختلفة أو القيام بها.
Responsible: Includes the people or persons
responsible for carrying out various tasks.
المسؤولية (Responsibility) : وهي مسئولية الجهة
الاعتبارية أو الشخص الذي تؤول له أو علية مسئولية تنفيذ المهمة أو أعمال المشروع،
ويمكن أن يكون وحدة عمل أو فريق عمل يضم عدد من العاملين بالمؤسسة (لجنة من
المهتمين والمتخصصين). عليهم العثور على المعلومات الضرورية التي يحتاجون إليها ووضع
أو عرض واستخدام هذه المعلومات لإكمال صياغة المهمة أو إنشاء وتنفيذ ومعالجة
المهام وأنشطة الأعمال وتسليما أو توصيلها ومناولتها مع المستفيدين.
عندما يكون هناك شخص واحد فقط هو المسؤول
عن تنفيذ المهمة أو المشروع، يمكن أن يكون بالإضافة إلى كونه المسؤول من التنفيذ (Responsibility) هو نفسه من
يتحمل المساءلة الكاملة (Accountable) تجاه تنفيذ ومعالجة وإدارة المهمة كاملة أو أعمال المشروع،
لتحقيق مؤشرات ومعايير النتائج النهائية، أي أنه الشخص الذي يجمع بين تحمل تبعات
المسؤولية ويخضع في نفس الوقت للمساءلة (الإدارية أو القانونية) الكاملة.
الشخص الذي يخضع للمساءلة الكاملة (Accountable)
Accountable – Who has authority to approve or disapprove it?
المساءلة: الشخص الوحيد الذي يتحمل متطلبات الملكية القانونية والفكرية، ويخضع للمساءلة عن مختلف الأنشطة الفاعلة لمهام الأعمال.
Accountable: Includes one person taking ownership and being accountable for various activities.
الشخص الذي يُعرض أو يخضع للمساءلة الكاملة (Accountable) وهو الشخص الوحيد الذي يقع على عاتقه ضمان عمليات التسليم والانتهاء من المهمة أو أعمال المشروع بصورة دقيقة وصحيحة كما رغبوها واعتمدوها باقي أصحاب المصلحة، وقد يتحمل جانب من مسؤوليات التنفيذ في نفس الوقت إذا كان شخصاً واحداً قائماً بإجراءات وأنشطة وعمليات التنفيذ بصفته الشخصية (Responsibility) .
إن تحديد الشخص الذي يتحمل المساءلة الكاملة (Accountable) يكون للمهمات التطبيقية كإنتاج وتصنيع السلع والمنتجات وتوفير مواردها المالية وميزانياتها، في الأعمال الإدارية المختلفة كالمشاريع والفعاليات، وتنفيذ الاتفاقيات والعقود المتبادلة....مما يقلل من فرص التنصل والهروب من تحمل مسؤوليات المساءلة أو تجنب تحديد وتوجيه أصابع الاتهام بشكل غير صحيح وعدم التعرض للمساءلة الإدارية أو القانونية.
الاستشارة (المستشار) (Consulted)
Consulted – Who has needed input (to be consulted) about the task?
أصحاب المشورة (المستشارون) : وهم الأشخاص الذين يطلب آرائهم واستشارتهم قبل أو بعد مراحل التصميم، التنفيذ، والتحسين في أنشطة العمليات.
Consulted: Comprises the people whose opinions are sought after designing, implementing, or improving an activity.
المستشار أو الاستشارة (Consulted) أو أصحاب المشورة : وهو الشخص أو الأشخاص المخولين بالاستشارة كالخبراء والممارسين المحترفين أو المعنيون بالرجوع إليهم، وهم مجموعة من ذوي الخبرة بالمهمات الإدارية والقانونية أو هم المتخصصون في الأعمال النوعية التخصصية، أو تلك التي مثيلاً لها، لما برعوا فيها واتخذوها من صميم تخصصاتهم وتميزهم. مثل مدراء بعض التخصصات الذين يجب الأخذ بآرائهم والاستفادة من معارفهم وخبراتهم السابقة أثناء تنفيذ مهام الأنظمة المعينة أو الداعمة لتنفيذ أنشطة وإجراءات العمليات المحددة التي تتفق مع إجراءات التشغيل القياسية(Standard Operating Procedure (SOP)).
أصحاب المشورة أو المستشارون غير معنيون عادة بإتمام المهمة أو المشروع، كما أنهم غير ملامون (أو غير مسؤولون) (أو غير مساءلون) على تنفيذ أنشطة وفعاليات التسليم، فقط عليهم توفير المعلومات ولاستشارات التوجيهية التي يحتاجها كل شخص تصدى لمسؤوليات تنفيذ المهمة أو تنفيذ أعمال ومراحل المشاريع (Responsibility) أو الشخص الذي يتولى مراجعة المهمة والتدقيق عليها (Auditors) أو الشخص القائم بعمليات التسليم والتوصيل والمناولة. بالإضافة إلى الشخص الذي يخضع للمساءلة الكاملة (Accountable) والأشخاص المعنيون بإعلامهم وتبليغهم (Informed).
الأشخاص المعنيون بإعلامهم وتبليغهم (Informed)
Informed, kept – Who needs to be kept informed about the task?
المُطلعون: أو الأَشْخَاصُ المُبَلَّغُونَ ، أو يجب إبلاغهم بحكم أدوارهم الإدارية ومسؤولياتهم الوظيفية، وهم الذين يتم إعلامهم واطلاعهم أثناء مراحل تنفيذ أو تحسين أنشطة العمليات.
Informed: Includes the people who are informed while executing or improving an activity.
الأشخاص المعنيين بإعلامهم وتبليغهم (Informed)، أو الأَشْخَاصُ المُبَلَّغُونَ وهم هؤلاء المديرون والمسؤولون المعنيون بحاجة الآخرين إلى إعلامهم بأي وسيلة من وسائل التقارير الفنية أو الإدارية احياناُ، الغاية منها أن يبقوا ملمين بظروف المهمة أو أعمال تسليم وتوصيل المشروع وفقاً لأدوارهم ومسؤولياتهم القيادية ومواقعهم الوظيفية، وذلك كجزء رئيسي لمهام أعمالهم الإدارية أو بعد تكليفهم بتلك المهام المناط بها عليهم لمراجعتها وتقييمها وصياغة التقارير الإدارية غالباً، التي يتم عرضها عادة مُختصرة أمام القيادة العليا أو مجالس الإدارات العليا أو توفير المعلومات الضرورية عند اتخاذ قرارات تحكم ظروف المهمة أو أعمال المشروع.
على أن يحتوي التقرير الإداري الذي يعده "الأشخاص المعنيون بإعلامهم وتبليغهم" قبل عرضة على الإدارة العليا... على سبيل المثال، مقدار التقدم الذي يجري إحرازه في المهام والأعمال المنجزة ومراحل ومستوياتها وكيفية معالجة مخاطر وتحديات الأعمال القائمة، أو نبذة عن قرارات الموافقة عليها وتوفير المعلومات التي تنتج من المهمة أو التسليم لإنهاء وغلق المهمات أو الإشارة إليها كمؤشرات لمراحل أخرى أو كمدخلات لعمليات أخرى ذات علاقة بالمهام والأعمال واتخاذ القرارات الاعتمادية والتصديق عليها من المعنيين في نهاية الهرم للهيكلية الوظيفية والتنظيمية بالمؤسسة.
دمتم في رعاية الله
تقبلوا عاطر التحايا والتقدير
المستشار الهندسي/ خالد موسى إدريس
+971507363958
My Books store