تعريف أفضل الممارسات العامة The definition of General best practices-GBP
تمهيد
أصبحت المفاهيم الإدارية الحديثة ونظم الممارسات العامة كـ "الإدارة الراشدة – الحوكمة- الحكمانية - الحُوكمانية" وكلمات مثل "المؤسسية" و"الخدمات الذكية" و"مؤشرات الأداء" وغيرها من المفاهيم والمصطلحات الجديدة التي نسمع عنها كثيراً هذه الأيام، ضمن المفاهيم العامة الشائعة والكثيرة في مفردات لغتنا العربية المعاصرة وبات الجميع يستخدمها بكثرة في الحياة العملية المعاصرة.
ولما كانت لهذه المفاهيم والمصطلحات والكلمات والرموز أهمية وضرورة كبرى وذات تأثير فاعل وملموس في أعمالنا اليومية، كان لا بد لنا من الاهتمام بها والعمل على صياغة التعريف العلمي الصحيح لبعض تلك المفاهيم والمصطلحات والبحث عن مدلولاتها الصحيحة، والإشارة إليها بشكل واضح وسهل قبل الاستعانة بها وتداولها فيما بيننا.
حيث يجب عند تناولها أو ذكرها لاستخدامها، أن تحمل نفس المعاني والمقاصد الوظيفية التي اُستحدثت من أجلها، حتى نتمكن من توحيد وتصنيف المفردات اللغوية الملائمة لتلك المفاهيم والمصطلحات حال استخدامها والإشارة إليها أو ذكرها تعزيزاً للوعي والثقافة العلمية والإدراك العام في بيئات عملنا العربي، سبيلاً إلى اتخاذ نفس المنهج عند صياغة التعريف الصحيح لقائمة عريضة من المفاهيم والمصطلحات المتعلقة ببعض أشهر النظم الإدارية والتقنية، كمفهوم "أفضل الممارسات العامة".
هذا بالإضافة إلى عرض أهميتها وفوائدها وبنود ضوابطها والدعوة إليها باعتبارها آليات لثقافة عامة باتت تفرض نفسها كسمة من سمات هذا العصر،
لنحقق بها ثقافة مؤسسية احترافية، موجهة بشكل عام لشباب هذا العصر، مع دفعهم إلى ضرورة فهم وإدراك تلك المفاهيم والمصطلحات والاحساس بها، كنظم وآليات إدارية حديثة، وذلك قبل الاستعانة بها في بيئة العمل، وبشكل خاص، الدعوة إلى نشرها بين مواردنا البشرية العاملة في مؤسسات القطاعين العام والخاص.
كثيراً ما يُعتقد، أن هناك مفاهيم ومصطلحات كثيرة متماثلة في معانيها ومقاصدها، خاصة عند ترجمتها من لغاتها الأجنبية إلى اللغة العربية، فقد درج البعض في بعض الأحيان، إلى استخدام مفهومين أو مصطلحين، شبيهين عند الترجمة الحرفية لهما، بل وتبادلهما باعتبارهما كلمتين مُترادفتين، تحملان نفس المعنى أو الغاية منهما. رغم أن كلاهما قد يكون مختلف وظيفياً.
دعونا نلقي نظرة سريعة على تعريف بعض المفاهيم والمصطلحات وتحديد بعض نقاط الاختلاف بينها، مستعينين بالتعريف المُتفق عليه عالمياً، Internationally recognized definition لنتمكن من صياغة تعريف جامع للمفهوم "أفضل الممارسات العامة"، مثل المصطلحان:-
- الفاعِليَّة Efficiency والكفاءة Competence ؟
- الفاعِليَّة Efficiency والفعالية Effectiveness ؟
وهما المصطلحان الأكثر استخدامًا في الإدارة الاستراتيجية الحديثة؛ والمستخدمان في صياغة تعريف جامع للمفهوم "أفضل الممارسات العامة".
أولاً: الفرق بين القدرة Ability والكفاءة Competence ؟
القدرة Ability: هي حالة وجود القدرة أو الاستطاعة على القيام بشيء ما (أداء عمل ما) . ضمن هذا الشرط هناك إمكانية لتحسين المهارات المكتسبة. فهي تسمى أيضا بـ 'القدرات الضمنية Tacit Capabilities.' من الناحية الأخرى.
Ability is the state of having the ability to do something. Within this condition, there is potential for skill improvement. They are also called "Tacit Capabilities". On the other hand.
نلاحظ هنا أن القدرة اكتفت بفعل الاستطاعة أو القيام بأداء الفعل فقط، دون أي تحديد يدل على تقييم العمل المونجز. ما إذا كان ضعيفاً او حسناً أم تم بجدارة عالية.
بينما
الكفاءة Competence : نسخة محسنة من 'القدرة'. يمكن للشخص في هذه الحالة القيام بمهارة أو مهمة محددة ولكن بفاعلية وفعالية عاليتين.
Competence is an improved version of 'ability'. In this case, the person can perform a specific skill or task efficiently and effectively.
أهتمت الكفاءة هنا بجدارة القيام بأنشطة العمليات وقيمة النتائج النهائية.
ثانياً: الفرق بين الفاعِليَّة Efficiency والكفاءة Competence ؟
الفاعِليَّة Efficiency :
تُعرف الفاعِليَّة بأنها أداء الأعمال الصحيحة وتشتمل على عدة معايير تؤدي جميعها إلى تحقيق وقياس الأهداف التشغيلية/المرحلية المنشودة أو المستهدفة، أهمها :-
- أداء وتحقيق فاعلية مؤشرات الأداء (خطط الأداء الفردي Individual Performance Plane-IPP) عند قياس قدرة المؤسسة على تحقيق الأهداف والبرامج والمبادرات.
- أداء ومعايرة المهام الوظيفية أو قياس الخصائص والقيم السلوكية، لتقييم مدى قدرة الموارد البشرية على تحقيق الخطة التشغيلية أو المرحلية.
بينما
الكفاءة Competence :
To-Do Things Right
تُعرّف الكفاءة كذلك، عند مقارنتها بالفاعِليَّة، بأنها أداء الأعمال بطريقة صحيحة، وتشير هنا إلى العلاقة بين الموارد والأصول والنتائج التشغيلية. وترتبط بمسألة ما هو مقدار المدخلات من المواد الخــام والأموال وجودة العمل، وكفاءة الموارد البشرية اللازمة لتحقيق مستوى معين من المخرجات أو الأهداف المنشودة في العمل فيما بعد.
كما تعني الكفاءة تحقيق أعلى مؤشرات الأداء من خلال استخدام الموارد المتاحة أو الأصول المخطط لها.
ثالثاً: الفرق بين الفاعلية Efficiency والفعالية Effectiveness ؟
مفهوم الفاعلية Efficiency كما تم تعريفه في ثانياً.
الفعالية Effectiveness مفهوم عام مرتبط بمدى إنجاز المهام التنظيمية والوظيفية معاً في العمل، وذلك من أجل تحقيق أهداف (رؤية) النتائج النهائية في الأعمال المرجوة أو المستهدفة للمؤسسة أو الشركة أو لدى الأفراد .
Effectiveness is a broader concept than efficiency and it is related to the extent to which work is done in order to achieve the desired or targeted outcomes. In other words, we can say it is the extent to which someone or something is successful towards meeting the desired outcome.
- إدارة الجودة الشاملة Total Quality Management-TQM
- النضج الإداري للكيانات المؤسسية Management maturity of corporate entities
- التميز المؤسسي Institutional Excellence
لهذا نجد أن للفعالية Effectiveness أدوات لقياس معايير النتائج النهائية، ومن ضمن هذه الآليات نذكر على سبيل المثال : منظومة الجيل الرابع للتميز المؤسسي- التي تعمل بها المجلس التنفيذي لحكومة دبي.
من جملة ما تقدم يمكننا
تعريف الفعالية Effectiveness ، بأنها مفهوم أوسع وأشمل عن ما تم ذكره في تعريف كل من الفاعِليَّة Efficiency والكفاءة Competence، وفي ذلك يمكننا الاعتماد على صياغة وتقييم الأهداف الذكية.
أي يمكننا صياغة تعريف عام لمفهوم أفضل الممارسات العامة General best practices-GBP، على النحو التالي.
والتي تعني قدرة المؤسسة على إدارة العديد من أنشطة العمليات والإجراءات ضمن آليات وتعليمات تعمل على تدفق الممارسات، الغاية منها تحقيق أعلى مؤشرات الأداء وأفضل مؤشرات القياس في معايير النتائج النهائية، ضمن قياس مؤشرات الأداء الرئيسة Key Performance Indicators-KPIs لتحسين منظومة النضج الإداري للحوكمة المؤسسية والريادة والتميز في المؤسسات.
«... التقنية أو الممارسة أو منظومة العمل، التي تتطلب أقل قدر من الجدارة والكفاءة والفاعلية (Efficiency) ، للاستفادة من الموارد والخامات الأولية المتاحة (I/Ps) لأداء أنشطة العمليات التشغيلية. والأكثر تأثيراً لتحقيق فعالية (Effectiveness) أهداف ومعايير النتائج النهائية (O/Ps)؛ في نفس ظروف بيئة العمل والتحديات التي تواجه المؤسسة...»
وذلك لحقيق أو تحسين وتعزيز جملة من أفضل معايير النتائج النهائية وفق منظومة الإدارة الراشدة (الحوكمة) في :-
- الأهداف المرحلية المرتبطة بأنشطة العمليات التشغيلية والإجراءات (Goals & Objectives).
- مؤشرات خطط الأداء الفردية لدى الموارد البشرية (Individual Performance Plan-IPP) .
- مؤشرات الأعمال الأساسية /التجارية المستهدفة (Key Performance Indicator-KPI).
- متطلبات التميز والريادة المحلية/الإقليمية (Excellence Performance) .
- المساهمة الفعالة في مؤشرات التنافسية العالمية (Global Competitiveness Indicators-GCI )