أثنى عشر 12 مبدأ توجيهياً لإدارة فِرَق العمل واللجان الافتراضية
مقدمة عامة فن فِرَق العمل.
يتم تشكيل فريق العمل المؤسسي من عدد من الموظفين يعملون ضمن وحدة عمل واحدة تابعة لنفس المؤسسة، أو يتم تجميعهم من أعضاء مرشحين وفاعلين ينتمون لوحدات عمل عديدة ومتنوعة، أو قد يكونوا قادمين من مؤسسات مختلفة، ليطلق عليه في هذه الحالة باللجنة، وفي كلا الحالتين، نجد أن أعضاء الفريق يتمتع بالحضور الجماعي في الزمان والمكان المحددين، أو لديهم القدرة على اللقاءات المباشرة وجهاً لوجه، إثناء إنهماكم في أعمال الفريق.
وقد تُشكل فِرَق العمل لمجموعات مجتمعية أو إقتصادية أو طلابية أو بين زملاء مهنة واحدة أو حرفة وصناعة واحدة، كما هو الحال في الحياة الطبيعية من حولنا. كتٌشكيل فِرَق العمل على مستوى النجوع والقرى والمدن لتحمل مسؤوليات مشـروع ما أو مبـادرة عاجلة؛ تهـدف المجموعة منها تحسـين وتطويـر بعض الخدمات التي تقدم للجمهور، أو تقديـم قيمة أفضـل في الخدمات والمنتجات التي تساهم في تنمية وتطوير المجتمع والحياة عامة.
هذا بالنسبة لفرق العمل التقليدية، حيث نجد أن فِرَق العمل في جميع الحالات، تعمل بشكل دائم أو مؤقت لإنجـاز وتحقيق القيمة في الأهداف المتعلقة بالمشاريع والمبادرات والأعمال المستهدفة، بآليات وأدوات معروفة للجميع في الواقع الحقيقي كما تقدم.
ولكن ماذا عن إدارة فِرَق العمل واللجان في البيئة الإفتراضية، وهي البيئة التي تشكل فيها فِرَق العمل لأعضاء في مجموعات وسائط التواصل الاجتماعي، لا تجمعهم في الحقيقة سوى تمتعهم بالعضوية في تلك المجموعات، تحكم مستويات تفاعلهم من على مسافات بعيدة؛ ظروفهم الخاصة زمانياً ومكانياً، ومشاريع ومبادرات عديدة يتم الحديث عنها عبر تلك الوسائط، ومناقشتها لفترات طويلة، حتى وإن تم لها فريق للعمل إفتراضي أو تشكيل لجنة إفتراضية.
بحكم تمتعي بالعضوية في هذه المجموعات الافتراضية القائمة، هالني ما وصلت إليه من رأي، وهو أن السمة المشتركة بين معظم هذه المجموعات والمجتمع الإفتراضي هي قصورها تجاه أداء أدوارها التي ارتضتها لنفسها، وعجزها في القيام بمسؤولياتها التي سعت جاهدة إلي تحقيقها، أثناء تنفيذ عدد من الأفكار والمشاريع لأهداف تنموية أو تطويرية أو خيرية أو تعليمية.
حتماً هناك أسباب عديدة تحول دون نجاح هذه المجموعات في مشاريعها ومبادراتها، ولكن ما يهمنا هنا تحديداً ظهور بعض المعوقات أثناء تنفيذ تلك المشاريع التخصصية التي سعت إلى تقديمها أو تحقيقها تلك المجموعات الإفتراضية. هذا رغم إلتزامها بالعمل المؤسسي المبني على الخطط الاستراتيجية، وأنماط من هيكلية الأعمال التجارية، بل والاستعانة أحياناً بأدوات الإدارة الحديثة المستخدمة في تحقيق الأهداف بشكل مباشر، عبر فِرَق العمل أو اللجان المشكلة من بين أعضائها، سبيلاً لتحقيق النجاح، بالاستفادة من تواجدهم الدائم في تلك المجموعات، والتي يغلب عليها عادة صفتها التكوينية أو التميزية أو نسبة إلى انتماء أعضائها لمجموعات بعينها تجمع بينهم روابط عائلية أو عمرية أو مكانية أو زمانية أو زمالة دراسية. عادة ما تتميز مثل هذه المجموعات بعلاقات شراكة ومشاركة في الآمال والأهداف بناءً على توقع عامل المشاركة فيما بينها، مما يعتبر عاملاً مهماً من عوامل النجاح وسبباً على شيوع المؤازرة حال الاتفاق على أي عمل مشترك ناجح في حالة فرق العمل واللجان التقليدية في الحياة.
إلا أن الواقع غير ذلك، وهو الشعور بالعجز في تلك مجموعات وسائط التواصل الاجتماعي، وقصور الأعمال المنجزة عن طريقها، وطاقة سلبية سائدة من جراء نظرة للواقع، لعدم اكتمال المشاريع المعلقة أو المعروضة في شكل مشاريع مستهدفة.
يرجع هذا الشعور إلى عدة أسباب، ومن هذه الأسباب ما هو خاص بثقافتنا تجاه المجموعات الإفتراضية نفسها، ومنها ما هو خاص بآليات عمل فرق العمل وكيفية إدارة اللجان المشكلة من بين أعضاء تلك المجموعات.
الطرق و الأساليب الإدارية المستخدمة في معالجة مشاكل الحياة الطبيعية عديدة ومجربة، ولكن كيف لنا إدارة فِرَق العمل واللجان الإفتراضية، وتحمل أدوار ومسؤوليات مشاريع افتراضية ناجحة عبر وسائط التواصل الاجتماعي؟ إلى أن يتم الانتهاء من تنفيذ جميع مراحلها، ومن ثم الانتقال منها لمشاريع أخرى تتبعها مباشرة.
سنتناول في هذا المقال، الطرق والأساليب الإدارية التقليدية التي تستخدم بكفاءة في تنفيذ الأعمال الإدارية والتشغيلية لمختلف قطاعات العمل، وخاصة في مجال إدارة المشاريع والفعاليات والمبادرات في الحياة الطبيعية، مدخلاً لعرض فكرتنا التي إستقيناها من عالم التقانة المعلوماتية، وجاءت مواكبة لإدارة فرق العمل واللجان الإفتراضية، للحد من القصور والعجز تجاه تحقيق الأهداف، أو كما رأينا أنها الأنسب في حالة إدارة أنشطة العمليات الإفتراضية والإجراءات التي تتصدى لها عادة هذه الفرق واللجان.
ما يهمنا هنا، كيفية التغلب على معاناة هذه المجموعات بفكرة إبتكارية قد يغفل عنها البعض، يمكن استخدامها في إدارة المشاريع والمبادرات التي يتم تنفيذها هذه الأيام من خلال مجموعات وسائط التواصل الاجتماعي، والاستعانة بها إلى أن يتم الانتهاء من تنفيذ جميع مراحل المشروع القائم بشكل يرضي الجميع ، ومن ثم الاستعداد بالانتقال منه لمشاريع أخرى حديثة تتبعها مباشرة.
فكرة ابتكارية
قبل أن ننتقل إلى الفكرة والآلية التي نسوقها هنا، دعونا نتطرق قليلاً، لبعض الحقائق ومنها أن إدارة المشاريع الصغيرة أو الكبيرة لم تعد مجدية هذه الأيام بنفس الصورة أو الكيفية التي كنا ندير بها أعمالنا في الحياة الطبيعية، لأنها تبنت نظم مساقط المياه التقليدية (Waterfall Project) والتي كانت تعتمد فيما سبق على توزيع مهام الأعمال وإدارتها وفقاً لإدارة دورة حياة العمليات الخطية المتسلسلة (Linear Sequential Lifecycle Model)، بين أعضاء حقيقيين متواجدين في .نفس المكان والزمان. أو لجان تباشر عملها في نفس مكان المشروع أو المنشأة.
السبيل إلى إدارة فِرَق العمل واللجان؟
قد توجد عدة طرق و أساليب إدارية حديثة، ولكن كيف لنا إدارة مشاريع افتراضية ناجحة عبر وسائط التواصل الاجتماعي؟
لما كانت الأفكار الابتكارية تبدأ أولاً : بمحاولات تغيير الطرق التقليدية السائدة التي تعتمد عليها عمليات تنفيذ الأفكار نفسها أو تخطيطها وصياغة سيناريوهات عملية لها، و ثانياً: استحداث طرق جديدة للتفكير تختلف عن الطرق والأساليب المتعارف عليها في الزمن الحالي المعاصر أو السابق لعمليات التفكير الابتكاري، ليتبعها ثالثاً : الشروع مباشرة في تطبيق الأفكار المتولدة وتنفيذها على أرض الواقع، لتكتمل في المرحلة الرابعة: موازنة العلاقة بين الإبداع الإداري والفكرة الإدارية المبتكرة، وذلك في حدود إدارة أنشطة عمليات فرق العمل والمشاريع. على أن تحقق المعادلة التالية.
(الإبداع = الفكرة المبتكرة + تنفيذها على أرض الواقع).
فإذا ما أردنا تحقيق هذه المعادلة واسقاطها على الواقع الافتراضي في مجموعات وسائل التواصل الاجتماعي. وفرق العمل واللجان الافتراضية التي تٌنشئها مختلف أنواع المجموعات والكيانات الافتراضية على صفحات وشبكات الإنترنت. علينا الاستعانة بالأفكار الإدارية المبتكرة أو التي أدت إلى ممارسات ومعتقدات تختلف جذرياً عن الأفكار التقليدية المعروفة في قواعد ومناهج أو ممارسات التطوير التي كانت سائدة فيما سبق، مستفيدين في ذلك من النظم الإدارية الحديثة، ومفاهيمها ونظرياتها المستحدثة والمعتمدة عالمياً، وهي منظومة التطوير الرشيق (Agile) /الإرادة الرشيقة، أي الدعوة إلى تبني أفكار وأساليب مستحدثة لأداة العمل في إطار عدد من القواعد والممارسات والمبادئ التوجيهية العامة، والتي تختلف كلياً عن محددات نماذج المنهجيات (Methodologies Models) بإطاراتها وأنماطها المقيدة للحراك التفاعلي الملموس، وهذه الأخيرة هي المنظومة الإدارية المرتبطة بمفاهيم معمارية العمليات الموجهة (Processes Oriented Architecture-POA) التي سبق الحديث عنها ايضاً، وتم التعريف بها وتناولها في دراسة موسعة سابقة؛ بأنها تلك الإجراءات المرتبطة بتنفيذ أنشطة العمليات، مسببة حالات من القصور وأحكام القيود أثناء تطبيق الإجراءات وأنشطتها، لتتولد عنها حالات من البيروقراطية عند أداء الأعمال والمهام الوظيفية.
الطريقة التقليدية التي كانت سائدة لتطوير الأنظمة التقنية
إن نظام التطوير الرشيق / السريع / المرن، باعتباره نظام إداري مستحدث، يختلف أيضاً عن مفاهيم أفضل الممارسات العامة، والممارسات ذات المعمارية الموجهة بالخدمات (Services Oriented Architecture-SOA) لكونها مجرد ممارسات عامة تنطلق برؤيتها للأعمال في صورة خدمات ملموسة ذات قيمة، لها دورات حياة محددة المعالم والسيناريوهات، يتم صياغتها بشكل استباقي، لا تراعي الظروف الواقعية التي تمر بها المراحل التشغيلية لمهام العمل والمشاريع. لهذا يتطلب تبني وتطبيق نظام التطوير الرشيق، مراعاة بعض المبادئ التوجيهية التي ندير بها أنشطة عملياتنا التقليدية إلى تغييرها وتوجيهها نحو طريقة إدارتنا لفرق العمل.
 |
الطريقة التقليدية التي كانت سائدة لتطوير الأنظمة التقنية |
لهذا وكما سنرى ذلك في هذا العرض(وليس الطرح، لأن استخدامها هنا خطأ شائع)، فإن أفضل وسيلة لإدارة المشاريع الافتراضية، هي إدارتها من خلال توجيه فرق العمل الافتراضية التي يتم تشكيلها عادة من بين أعضاء المجموعة الواحدة، أو فريق العمل الذي يتفق حوله الأعضاء لتنفيذ أدوارهم وأفكارهم وتحمل مسؤولياتهم المشتركة، سبيلاً إلى تحقيق القيمة في نتائج ومعايير مؤشرات الأداء النهائية في أعمالها التجارية أو مشاريع وأهداف المجموعة الافتراضية المستهدفة، مع المحافظة على التناغم والانسجام بين أعضاء فريق العمل، وتحقيق خصائص هذا النظام وفوائده العديدة على العمل ومن مشروع لآخر، رغم اختلاف مهام العمل والمشاريع وأنشطة العمليات المناطة لكل فريق عمل. أو نوع ومجال وحجم العمل.
حيث يمكننا توضيح مفهوم (Agile) بأنه النظام أو السلوك الإداري الذي يلتزم به فرق العمل والقائمين بمختلف أدوار ومسؤوليات الأعمال التجارية والمشاريع للمجموعات كما هو الحال بالنسبة للمشاريع الواقعية لمجموعة من المعنيين الحقيقيين أو حال إنجاز مهام الأعمال اليومية للمؤسسات؛ متخذين من هذا المفهوم خارطة للطريق تحكم أنشطة العمليات التشغيلية أثناء تنفيذ إجراءات وتعليمات العمل أو المراحل المختلفة للمشاريع القائمة. وإدارة توزعها على القائمين بها دون سواهم، وتحديد مسؤولياتهم وفق ممارسات ومبادئ توجيهية عامة تحكم أداء العمل داخل كل فريق من فرق العمل. وامتداد تأثيره بشكل تدريجي حتى يؤدي الفريق مهامه بشكل يحقق أهداف المجموعة في وقت مبكر وخلال مدى زمني مناسب، مع العمل على استدامة عمليات التطوير والتحسين المستمر للمشاريع بأساليب عمل عديدة وأنظمة متنوعة تحقق بها فرق العمل قيمة في الأعمال النهائية المستهدفة للمجموعة الافتراضية.
هناك فوائد كثيرة مترتبة على تبني نظام أو مفهوم "التطوير الرشيق" (Agile) في إدارة المشاريع للمجموعات عن طريق إدارة فرق العمل، ومن ثم الاستفادة من هذا المفهوم في تنفيذ أدوار المجموعة نفسها أو إدارة مهام ومسؤوليات المشاريع الافتراضية.
وحتى تكون الفكرة واضحة بشكل أفضل، يمكننا ذكر بعض خصائص هذا النظام، وبعض المحددات الخاصة بالإجراءات في حدها الأدنى تجاه الالتزام بالقوانين واللوائح التي تحكم مهام فرق العمل، بعد مراعاة الشروط التي يتم وضعها أو صياغتها عادة من قبل أعضاء المجموعة، للتأكيد على عمليات التطوير والتحسين والتقدم في المشاريع، ((لمزيد من المعلومات والاستزادة عن ماهية نظام التطوير الرشيق يمكنك الرجوع للعدد 04 من سلسلة مقالات ثقافة مؤسسية. المرفق مع هذا المقال أو المنشور في صفحتي)) .
وذلك بناءً على بيان أو قائمة تضم تلك المحددات، ليشار إليها فيما بعد بـ "بيان التطوير السريع" (Agile Manifesto) وهو السلوك الذي يحتكم إليه مُتبني مفهوم التطوير الرشيق (Agile) ومفهوم السْكْرَمْ (Agile Scrum) الذي يُعتبر المفهوم الأحدث في مجال نظم إدارة العمل وتطويره برشاقة ومرونة في مجال التقانة المعلوماتية، أي أنه مفهوم يلتزم به فريق العمل في سبيل تحقيق عامل القيمة في المنتجات أو الخدمات التقنية المقدمة، ولكن في حقيقة الأمر، فإن مفهوم الآجايل ليس بنموذج من نماذج المنهجيات التقليدية، أو طريقة معينة لتطوير البرمجيات والتطبيقات وفق آليات معينة، كما أنه ليس بهيكلية إدارية محددة المعالم والأنماط أو مجرد تدفق من الممارسات لمفاهيم أفضل الممارسات العامة، أو صورة من صور أنشطة العمليات والإجراءات الإدارية الموضوعة بشكل استباقي.
الآجايل هو نظام فريد من نوعه، يتم فيه اتخاذ القرارات السليمة بشكل يومي أو دوري، كيفا يرى فريق العمل، لهذا يمكننا صياغة تعريف عام بأنه: مجموعة من القيم والمبادئ التي تحكم أداء أنشطة العمليات والإجراءات، بمعنى : إتباع عدد من الطرق والوسائل لكيفية اتخاذ كل قرار من قرارات العمل، وتنفيذه بناءً على مبادئ وقناعات، قرر فريق العمل اتباعها لتبني وتحقيق القيمة الفعلية في أعمالهم المؤسسية.
إدارة فرق العمل واللجان بالتطوير الرشيق (Agile)
- مبدأ ملاءمة الوقت مع أنشطة العمليات، بمرونة ورشاقة في الأعمال ، بمعنى تكييف تلك الأعمال بالاستجابة السريعة للسيناريوهات المتغيرة في بيئة إدارة الخدمة أو المجموعات التي تبنتها في إدارة وتوجيه فرق العمل.
- يمنح فرق العمل الحد الأعلى من الاستقلالية والرشاقة أو المرونة اثناء تنفيذ مهام العمل، من خلال السماح لهم بالتنظيم الذاتي.
- سهيل المزيد من التعاون بين أعضاء الفريق الواحد من جهة واتفاقهم فيما بينهم في كيفية إدارة المشروع مع باقي أعضاء المجموعة أو فرق العمل الأخرى.
- لكي يصبح فريق العمل رشيقاً أو يتميز بالمرونة في مُخرجاته، أو يتميز الرشاقة أثناء القيام بمهامه الإدارية أو الوظيفية؛ عليه القيام بكل ما سبق من خصائص، بالإضافة إلى تحقيق الفوائد من المرجوة منه في النقاط التالية.
الفائدة من استخدام التطوير الرشيق في البيئة الافتراضية
- تحسين التكاليف والمنصرفات بمرور الوقت.
- تعزيز عامل الجودة بدقة عالية أثناء تقديم مراحل المشروع مع تقدير عامل الوقت المحدد للمشروع.
- شعور أعضاء الفريق بالتمكين حتى يصبح أكثر فعالية.
- تقديم ومعالجة عمليات نشر وتطبيق أسرع للأفكار، مع التصريح بها لأعضاء المجموعة .
- آلية فاعلة وأكثر استقرارًا لبيئة وظروف المشروع.
إن تحقيق عامل الرشاقة في العمل يتطلب تبني وتطبيق مفهوم التطوير الرشيق، أو أداء العمل بشفافية مع حراك تفاعلي مقرون بالمرونة، مما يقودنا بدوره إلى مراعاة بعض المعتقدات (Beliefs) والمبادئ التوجيهية التي تحكم الممارسات الفكرية والإدارية عند تنفيذ الأعمال والمشاريع للمجموعات الافتراضية، على أن يتم تحقيق هذه المعتقدات من خلال معينات ثانوية مساعدة على اتخاذ القرارات (Decisions) السليمة والسريعة والملائمة لظروف العمل بشكل آني. وذلك أثناء لقاءات فريق العمل، وهذه المعينات ليست أداة من الأدوات في حد ذاتها، أو تقنية من التقنيات التي تُستخدم عادة في اتخاذ القرارات السليمة. بقدر أنها معتقدات ومبادئ توجيهية، تفاعلية مجردة ليست لها علاقة بنوع العمل أو النشاط؛ فقط تساعد على تحقيق القيمة في مخرجات العمل بمرونة تامة وشفافية بناءً على بيئة العمل وبعض الأفكار والوسائل والمعتقدات الخاصة التي تعتمدها أو تتخذها فرق العمل حال إنجاز مهامهم الوظيفية أو أنشطة عمليات أعمالهم ومسؤولياتهم الوظيفية.
{{ مجموعة من الممارسات والقيم والمبادئ التوجيهية التي تحكم سلوك فِرَق العمل واللجان أثناء قيامها بأنشطة عمليات وإجراءات المشاريع والمبادرات، بمعنى إتباع عدد من الطرق والوسائل والمفاضلة فيما بينها على كيفية اتخاذ كل قرار من قرارات العمل، وتنفيذ كل قرار بناءً على مبادئ وقناعات، التي قرر فِرَق العمل اتباعها كسلوك لتبني وتحقيق القيمة الفعلية في الأعمال م. خالد إدريس }}
كيف ندير أعمال فرق العمل واللجان في البيئة الإفتراضية.
مثل اتفاق فرق العمل وتشاركهم في انجاز الأعمال والمشاريع بالطريقة أو الكيفية التي يرونها ناجزة ومناسبة لهم، سواء كانت لأشكال من اللقاءات والمراجعات الدورية التي يتم فيما بينهم، أو لقاءات لإعادة توزيع الأدوار والمسؤوليات، أو كانت لقاءات في كيفية التعاون والاستفادة من مفاهيم التفاضل بين المتصادمات والمقارنات فيما بينها وبين الرؤى السائدة بين أعضاء المجموعة، أي الاهتمام بقيمة بعض الأعمال دون غيرها على اتخاذ القرارات وبالتالي على تحقيق القيمة المرجوة للمشروع، ومن ثم تطويرها ، كما موضح بالجدول أدناه.
فإذا ما انتقلنا مباشرة من الطريقة التقليدية التي كانت سائدة فيما سبق عند إدارة وتطوير الأنظمة والأعمال في الحياة الطبيعية إلى تنفيذ مشاريع وسائط التواصل الاجتماعي بواسطة شخص يتولى دور خبير السْكْرَمْ (Scrum Master) نجد أن أفضل طريقة لتنفيذ المشاريع من خلال مجموعات وسائط التواصل الاجتماعي هو اختيار فريق أو لجنة العمل المعني بالمشروع، بحيث يقوم أعضاء الفريق أو اللجنة المشكلة نيابة عن باقي أعضاء المجموعة بالمهام التالية:-.
12 مبدأ توجيهي لإدارة فِرَق العمل واللجان الافتراضية.
توجد عدد أثنى عشر (12) قيمة من المبادي التوجيهية والممارسات الأساسيات التي تحكم الأعمال في أنشطة عمليات المشاريع والمبادرات، وهي المبادئ المتعلقة بتعزيز قدرة اتخاذ القرارات السليمة والملائمة أو المحددة لطبيعة وظروف العمل والأعمال والمشاريع في وسائط التواصل الإجتماعي وهي.